常に現場主義で進める（前編）

 

今日は、

私のイベントプロデュース１０ケ条

８つ目のテーマ♪

 

『常に現場主義で進める』（前編）

 

今日のテーマも

とても大切なお話となっていますので、

ぜひ最後までお読みいただければ幸いです！

 

今は何事もオンラインが優勢に

なってきている時代だからこそ、

特に意識しておいてほしいテーマです。

 

ここでお伝えしたい『現場主義』とは、

リアルな現場を知るということです。

 

その場所を、

五感で、肌で感じとるということです。

 

さっそく、

具体例を上げていきましょう。

 

イベントを計画する際に、

大切な作業の１つに、会場選定があります。

 

この会場選定の際に、

「ネット検索のみ」で決めてしまうことは、

極めて危険な行為です。

 

この意味を分かりすく

ご理解いただくために、

身近な例でお話しますね。

 

たとえば、

食事会や懇親会などでのお店選びの際、

ネットや電話でお店の予約をした後、

現地を視察することなく、

当日を迎えてはいないでしょうか？

 

新年会や忘年会などは、

多少のことは無礼講といったところもあり、

段取りとして、当日合わせのところも

あるかとは思います。

 

しかしです！

 

『現地（お店）に足を運び、

お店の店長にご挨拶をして、

そこで食事をして帰る』

 

この一連の現地調査をすることで、

得られる情報は『けた違い！』で

あることをご説明しましょう。

 

私の場合、

お店選びの際には、実際に現地に足を運び、

このようなところに注目します。

 

・お店の雰囲気はどうか。

⇒清潔感、匂い、流れているBGM、

騒々しくないか、または静かすぎないか…etc

 

・しっかりした接客ができているか。

⇒店員の雰囲気は明るく元気があるか。

 

・料理や飲み物の種類、味や盛り付け（※）

などの具合、お料理のスピードなど。

 

※会の内容によっては、

インスタ映えするものもチェックしておくと

よいかもしれませんね。

 

・お店のレイアウトはどのようになっているのか。

⇒死角などはないか、死角があるとすれば

どのような席の配置が適当か。

 

・喫煙場所や喫煙条件。

 

・喫煙場所、お手洗いなどの確認

※お手洗いは、清潔感や便器の数、

洗面台などの広さなども確認する。（☜女性の方向けに！）

 

・（お子さん同伴などがあれば）

キッズスペースなどの有無。

 

・最寄りの駅からお店まで、

地図を見れば迷わずに来れそうか。

また、歩く距離は適当か。

 

・そのほかに、どのようなサービスがあるのか。

 

etc…

 

これらの情報のほとんどは、

お店に足を運ばないと

絶対に得られない情報ばかりです。

 

また、

店長にご挨拶をしておき、

顔見知りになっておくことで、

当日、気持ち良く迎えてもらえます。

 

気のきいたお店であれば、

サプライズもあるかもですよ！(^_-)

※↑ご注意！くれぐれも期待は

しないでくださいね。(^_-)

 

このように、

ネットからでは得られない

様々な情報をしっかりと確認して、

自らも十分に納得しておくことは

とても大切です。

 

リアルな現場を知って準備することで、

企画内容も格段によいものとなるはずです。

 

当日も、

段取り良く、気持ちよく事が運ぶのです。

 

また、

当日、参加されたの皆さんの満足感も

とても高いものになるであろうことは、

想像に難くありませんね。(^_-)

 

ちょっと、

『身近な例』が長すぎましたね～(^^;

 

イベントの会場選定も同じことです。

 

さすがにこの場合は、

一度も見ないということはないと思いますが、

私は、遠方地でない限りは、

開催当日までに２度以上は足を運ぶことを

オススメしています。

 

1回目と2回目では、

気づくポイントが違っていたりするからです。

 

下記に

イベント会場の視察の際のポイントを

まとめておきますので、参考にしてください。

※参考ですので、細かな点は他にもあることを

ご承知おきくださいね。

 

・会場までのアクセス

※最寄り駅から実際に歩いてみる。

時間をはかる。

 

・会場レイアウト

　※導線設定などにも必要となります。

 

・キャパシティ（収容人数のこと）

 

・（荷物等がある場合は）搬入出経路の確認

 

・お手洗い、喫煙場所等の確認

 

・音響、照明、プロジェクターなどの

設備機器等の有無確認

　※↑会場費の中に含まれない場合もあるので、

　　　要確認。

 

・備品等で貸し出し可能な物品の内容確認

※不足備品のチェック

 

・会場特有の禁止事項、注意事項の確認

 

・申請・手続き関連について。

また、キャンセル条件等の確認　　　　　　　etc…

 

上記の内容は、

ネット情報でも、ある程度は入手できる

ポイントもあるでしょう。

 

しかし、

行ってみてはじめてわかる部分は

たくさんあると思います。

 

さきほどの

『身近な例』でも上げましたが、

会場の雰囲気、会場スタッフの対応などは、

現地に足を運んで初めて感じとれるものです。

 

また、

会場レイアウトを作成したり、

導線計画を立てる場合にも、

意外とせまかったり、高層階であれば

移動に時間がかっかてしまう　など、

実際に確認して初めて気づく点もあります。

 

映像スクリーンなどを使う場合は、

天井高や奥行きなど、行ってみてはじめて

実際のサイズ感がわかる場合などもありますね。

 

このように、現地視察をすることにより、

きめ細かな企画・計画を立てることができ、

当日の動きも随分スムーズになってくるのです。

 

あと、

現地視察の際は、

メインとなるスタッフにも同行してもらい、

情報を共有しておくことをオススメします。

 

リアルな情報をスタッフと共有しておくことは、

何かと融通がききますからね。

 

さて、いかがでしたでしょうか。

 

『現場主義で進める』

ということの大切さを、

少しでも感じていただけたなら幸いです。

 

もう１つ、

違う視点でも具体例をあげてみようと

思っていましたが、

今日は少し長くなってしまったので

これは次回にいたしましょう。

 

では、今日はここまで～♪